Pengolahan Data Informasi dengan Office - Simulasi dan Komunikasi Digital

Bab 2 : Pengolahan Data Informasi dengan Office

             Pendahuluan….

A. Aplikasi Pengolah Kata ( Microsoft Word )

B. Pengolah Angka ( Microsoft Excel )

C. Teknik Presentasi dengan ( Microsoft Power Point )

Pengolahan Data Informasi dengan Office

A. Aplikasi Pengolah Kata ( Microsoft Word )

-Menu Microsoft Word 2007-

untuk menjalankan program tersebut langkah-langkahnya sebagai berikut.

1.  Nyalakan komputer dengan menekan tombol power pada CPU (Central Processing Unit) dan tombol monitor (tunggu sampai komputer menampilkan desktop Microsoft Windows).

2.  Klik tombol Start  untuk Windows 7.

3.    Pilih Menu All Programs

4.   Pilih + klik Microsoft Word kemudian pilih + klik Microsoft Office Word 2007.

5. Tunggu sampai layar editor atau lembar kerja Microsoft Word 2007 muncul seperti gambar berikut.

Selain menggunakan langkah di atas, kita juga dapat menjalankan program aplikasi Microsoft Word 2007 melalui ikon yang terdapat pada desktop komputer. Cara melakukannya dengan mengetikkan dua kali (double clik) pada ikon Microsoft Word 2007.

Berbeda dengan tampilan layar monitor yang terdapat pada Microsoft Word sebelumnya, Microsoft Word 2007 memiliki tampilan yang dikenal dengan istilah UI (User Interface) yang fungsinya menggantikan menu-menu (pengganti menu atau toolbar) yang ada pada Microsoft Word versi sebelumnya. Penggunaan menu ini disebut dengan istilah Ribbon. Ribbon adalah deretan menu utama untuk mengakses beberapa fungsi yang terdiri dari beberapa kelompok. Masing-masing kelompok dikelompokkan sesuai fungsinya masing-masing.

Screen Layout atau tampilan, adalah sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer pada saat Anda mengoperasikan program ini. Tampilannya seperti gambar dibawah ini :

Pada bagian Baris Judul, kita dapat melihat nama file yang sedang kita buka.

Menu

Di dalam menu, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada baris menu.

Toolbar

Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses sebuah perintah yang tertulis pada menu. Cara memakainya dengan memencet/klik pada tombol-tombol tersebut

Toolbar Standar

Toolbar Format

Membuat Dokumen Baru

Apabila kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan document kosong yang siap untuk ditulisi. Namun jika komputer tidak secara otomatis langsung menyediakan document kosong tersebut, maka kita bisa menggunakan cara berikut :
1. Pada menu kita pilih File, lalu pilih New, lalu pilih lalu pilih Blank Document
2. Double Click pada Blank Document
3. Documen siap digunakan

Atau kita bisa klik tombol Blank Dokumen yang ada pada standard toolbar

(Kita juga bisa menggunakan tombol Ctrl + N)

Membuka file yang sudah tersimpan

1. Klik menu File dan pilih tombol Open, maka akan tampil kotak dialog open
2. Pilih file yang akan dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu
3. klik pada nama file
4. klik tombol Open, maka file akan dibuka oleh microsoft word
Atau kita juga bisa menggunakan icon pada toolbar. Klik pada icon Open

Dan kita juga bisa menggunakan Ctrl + O

Menyimpan Dokumen

Segera setelah melakukan pengetikan dokumen dilakukan penyimpanan, hal ini dilakukan untuk menghindari kehilangan dokumen. Lakukan penyimpanan sesering mungkin untuk kehilangan file akibat komputer mati mendadak.
1. Pada jendela microsoft Word, pilih menu File, klik tombol Save
2. Pada layar akan muncul kotak dialog Save File. Ketikkan nama file lalu klik Save
Kita juga bisa menggunakan tombol save yang ada dalam toolbar
Atau juga dengan menekan tombol Ctrl + S

Menutup File Dokumen

	Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol Close. Maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang aktif.
	Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu

Mengakhiri/Menutup jendela Microsoft Word

Sebelum mengakhiri Microsoft Word pastikan bahwa file Anda telah tersimpan dengan benar.

Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik tombol Exit. Maka jendela Microsoft Word akan tertutup.

B. Aplikasi Pengolah Angka ( Microsoft Excel )

-Menu Microsoft Excel 2010-

Home merupakan menu standar. Didalammya terdapat sub menu group yang, letaknya berada di deretan menu. Yang terdiri dari :
a. Group Clipboard

Secara umum, icon-icon yang terdapat di Group Clipoard digunakan untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan masalah tempel-menempel objek dan teks, terdiri dari menu Paste, Cut, Copy, dan Format Painter
Ø Fungsi Icon Group Clipboard
1. Paste
Paste, merupakan menu icon yang digunakan untuk menempelkan objek atau teks yang telah di-cut atau di-copy.
2. Cut
Cut digunakan untuk memindahkan data atau objek terpilih ke daerah lain dengan bantuan perintah Paste.
3. Copy
Copy digunakan untuk menyalin data tertentu yang diakhiri dengan perintah Paste.
4. Format Painter
Perintah berkarakter “kuas cat” ini digunakan untuk meniru suatu pemformatan kemudian menerapkannya ke dalam data terpilih lain.

b. Group Font

Menu icon di group Font digunakan untuk pemformatan seputar huruf atau karakter data dan sel.
Ø Fungsi icon pada Group Font
1. Font
Font digunakan untuk mengubah jenis huruf dari data yang terseleksi.
2. Font Font Size
Icon perintah ini digunakan untuk mengatur ukuran huruf atau karakter dari data terpilih.
3. Increase Font
Perintah ini digunakan untuk memperbesar ukuran huruf secara bertahap.
4. Decrease Font
Decrease Font digunakan untuk memperkecil ukuran huruf secara bertahap.
5. Bold
Icon ini berguna untuk menebalkan huruf atau karakter.
6. Italic
Digunakan untuk memiringkan data terpilih.
7. Underline
Perintah ini digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada setiap data terpilih.
8. Border
Icon Border digunakan untuk mengatur garis tepi dari sel terpilih.
9. Fill Color
Digunakan untuk mengatur warna shading data dalam sel terpilih.
10. Font Color
Digunakan untuk mengatur warna huruf.

c. Group Alignment

Icon perintah di group Alignment digunakan untuk mengatur format paragraf data sel.
Ø Fungsi icon pada group Alignment
1. Top Align
Digunakan untuk menjadikan data sel menepi ke bagian atas sel.
2. Middle Align
Digunakan untuk menjadikan teks berada di tengah-atas sel.
3. Bottom Align
Digunakan untuk menjadikan teks menepi ke bagian bawah sel.
4. Orientations
Digunakan untuk mengatur arah dan posisi data dalam sel.
5. Align Text Left
Digunakan untuk menjadikan teks rata kiri.
6. Center
Digunakan untuk menjadikan teks rata tengah.
7. Align Text Right
Digunakan untuk menjadikan teks rata kanan.
8. Decrease Indent
Digunakan untuk menarik batas kiri teks ke sebelah kiri.
9. Increase Indent
Digunakan untuk menarik batas kiri teks ke sebelah kanan.
10. Wrap Text
Digunakan untuk mengatur distribusi teks.
11. Merge & Center
Digunakan untuk menggabung beberapa sel terpilih dan meletakkan teks di dalamnya di bagian tengah sel.

d. Group Number

Semua icon perintah yang terdapat di group Number digunakan untuk mengatur data nomor dalam suatu sel.
Ø Fungsi icon pada Group Number
1. Number Format
digunakan untuk mengatur format tertentu pada data jenis numerik yang terdapat dalam sel.
2. Accounting
digunakan untuk mengatur format harga sesuai dengan spesifikasi mata uang.
3. Percent Style
digunakan untuk memformat suatu data numerik dengan gaya persentase, nilai persentase akan muncul secara otomatis pada sel yang telah diformat.
4. Comma Style
digunakan untuk menampilkan angka desimal sebagai angka bulat.
5. Increase Decimal
digunakan untuk menambah jumlah digit setelah koma dalam bilangan angka desimal.
6. Decrease Decimal
digunakan untuk mengurangi jumlah digit setelah koma dalam angka desimal.

e. Group Styles

Perintah-perintah di group Styles digunakan untuk pemformatan sel.
Ø Fungsi icon pada Group Styles
1. Conditional Formatting
Menu Conditional Formatting, digunakan untuk memformat sel sebagai diagram dari data yang terdapa di dalam sel tersebut.
2. Format as Table
Dengan menu ini user dapat memformat sel sebagai tabel dengan segala tema dan warna yang spektakuler, namun tetap memberikan kesan estetika formal, sebagai ciri khas officer, tidak norak, sederhana, simpel, dan yang penting, nilai artistik akan terbentuk.
3. Cell Styles
Menu ini berfungsi untuk memformat suatu sel sesuai dengan kondisi dan klasifikasinya.

f. Group Cells

Menu parintah di group Cells ini digunakan untuk melakukan properti seputar sel yang terdapat di lembar kerja Excel.
Ø Fungsi icon pada Group Cells
1. Insert
digunakan untuk menyisipkan kolom atau baris sel di tengah-tengah sel yang sudah terisi data.
2. Detele
dugunakan untuk menghapus baris sel maupun kolom aktif..
3. Format
digunakan untuk melakukan properti seputar sel dan kolom yang sedang terpilih.

g. Group Editing

Group Editing adalah bagian group pada Microsoft excel yang berfungsi untuk menjumlahkan data sel yang di pilih secara otomatis mencari dan mengganti data teks atau angka.
Ø Fungsi icon pada group Editing
1. AutoSum
Icon ini digunakan untuk menjumlahkan data dalam satu range sel yang telah di tentukan.
2. Fill
Icon ini digunakan untuk membuat deret data dalam suatu range, menyalin isi data suatu sel atau range.
3. Clear
Icon ini digunakan untuk menghapus suatu data dalam sel atau range yang dipilih, seperti isi,format, dan komentarsel.
4. Sort and Filter
Icon ini digunakan untuk mengurutkan data dari yang terkecil hingga terbesar, begitupun sebaliknya.
5. Find and Select
Icon ini digunakan untuk mencari dan mengganti data secara otomatis.

INSERT

Menu Insert digunakan untuk menyimpan obyek atau fitur tertentu kedalam lembar kerja. Isi menu Insert terdiri dari :
a. Group Tables

Ø TABLE : daftar yang berisi ikhtisar sejumlah data-data informasi yang biasanya berupa kata-kata maupun bilangan yang tersusun dengan garis pembatas.
Fungsi table : Digunakan untuk menyisipkan tabulasi dari data terpilih sehingga data tersebut menjadi lebih mudah untuk di sortir atau di saring dengan menggunakan kriteria tertentu.
Langkah – langkah membuat Table :
1. Klik Insert
2. Pilih Table
3. Lalu ketik berapa colomns yang diinginkan dan berapa rows yang diinginkan.
4. Setelah selesai Klik OK.
Ø PIVOT TABLE : tabel khusus yang merangkum informasi dari kolom-kolom tertentu dari sebuah sumber data.
Privot Table juga dapat di mengerti sebagai salah satu fasilitas didalam Excel, dimana ia berupa table interaktif yang sangat cepat dalam menganalisa, mengkombinasikan dan membandingkan sejumlah data baik sedikit maupun banyak. Dalam PivotTable, kita dapat memilih suatu baris atau kolom yang hendak dijadikan referensi dalam melihat jumlah total dari suatu data.
Fungsi Pivot table : Digunakan untuk menyisipkan lembar karja baru yang berisi ringkasan dari kolom dan baris dari lembar kerja aktif.
Langkah – langkah membuat Pivot Table :
1. Klik Insert.
2. Pilih PivotTable
3. Lalu pilih PivotTable atau PivotChart sesuai yang diinginkan.
4. Jika sudah terbuka, ketik Table/Range sesuai yang diinginkan.
5. Setelah selesai klik OK.

b. Groups Illustrations

Ø PICTURE : Digunakan untuk menyisipkan objek gambar ke dalam lembar kerja aktif.
Langkah – langkah menyisipkan Picture ke dalam dokumen :
1. Klik Insert.
2. Pilih Picture.
3. Lalu cari gambar yang diinginkan, jika sudah dapat klik gambar lalu klik Insert.
Ø CLIP ART: Digunakan untuk menyisipkan gambar sederhana yang lebih mirip dengan gambar vektor yang digunakan sebagai ilustrasi ke dalam suatu lembar kerja.
Ø SHAPES : Menyisipkan objek geometris, seperti segi tiga, segi empat, dan lain-lain, ke dalam lembar kerja yang sedang diaktifkan.
Langkah – langkah menyisipkan Shapes :
1. Klik Insert
2. Pilih Shapes
3. Lalu pilih objek yang diinginkan.
Ø SMART ART: Digunakan untuk menyisipkan objek dengan sistem yang lebih mengarah pada sistem hierarkis, dimana bentuk yang tersedia di menu ini kebanyakan sudah memiliki bentuk dan telah memiliki bagian di bawahnya atau di sebelahnya.
Langkah- langkah menyisipkan SmartArt pada dokumen :
1. Klik Insert.
2. Pilih SmartArt.
3. Lalu pilih jenis Grafik yang diinginkan
4. Setelah selesai, Klik OK.
Ø SCREEN SHOT : Digunakan untuk menyisipkan objek gambar dengan terlebih dahulu menangkap area tertentu di layar monitor.

c. Group Charts

Ø COLOMN : Digunakan untuk memasukkan grafik kolom.
Langkah – langkah menyisipkan colomn atau chart :
1. Klik Insert.
2. Pilih Colomn
3. Lalu pilih Grafik mana yang ingin kita buat
Ø LINE : Digunakan untuk memasukkan grafik garis.
Langkah – langkah menyisipkan Line :
1. Klik Insert.
2. Pilih Line
3. Lalu pilih Grafik mana yang ingin kita buat
Ø PIE : Digunakan untuk memasukkan grafik lingkaran.
Langkah – langkah menyisipkan Pie :
1. Klik Insert.
2. Pilih Pie.
3. Lalu pilih Grafik mana yang ingin kita buat
Ø BAR : Digunakan unruk memasukkan grafik batang
Langkah – langkah menyisipkan Bar :
1. Klik Insert.
2. Pilih Bar.
3. Lalu pilih Grafik mana yang ingin kita buat
Ø AREA : Digunakan untuk memasukkan grafik area.
Untuk menyisipkan Chart type Area dengan cara sebagai berikut.
1. Klik Insert, Pilih Area pada kolm Chart
2. Lalu pilih Chart atau Grafik Area yang kita inginkan.
Ø SCATTER : Digunakan untuk memasukkan grafik distribusi.
untuk menyisipkan Scatter caranya sebagai berikut.
1. Klik Insert, Pilih Scatter pada kolom Chart
2. Lalu pilih Model Chart type Scatter yang diinginkan.
Ø OTHER CHAT : Digunakan untuk memasukkan grafik lainnya. Untuk menyisipkan Chart lain dengan cara sebagai berikut.
3. Klik Insert, Pilih Other Chat
4. Lalu plih Chart atau Grafik yang diinginkan.

d. Group Sparklines

Ø INSERT LINE SPARKLINE : Digunakan untuk menyisipkan grafik garis pada satu sel.
Langkah – langkah menyisipkan Line :
1. Klik Insert.
2. Pada Group Sparklines Pilih Line.
3. Lalu masukan Data Range
4. Setelah selesai, Klik OK.
Ø INSERT COLOMN SPARKLINE : Digunakan untuk menyisipkan kolom pada satu sel.
Langkah – langkah menyisipkan Colomn pada Sparkline :
1. Klik Insert.
2. Pada Group Sparklines Pilih Colomn.
3. Lalu masukan Data Range
4. Setelah selesai, Klik OK.
Ø INSERT WIN/LOSS SPARKLINE : Digunakan untuk menyisipkan daftar kerugian/keuntungan pada satu sel.
Langkah – langkah menyisipkan Win/Loss :
1. Klik Insert.
2. Pada Group Sparklines Pilih Win/Loss.
3. Lalu masukan Data Range
4. Setelah selesai, Klik OK.

e. Group Filter

Ø SLICER : Digunakan untuk memudahkan dalam penyaringan data dalam pivot table.
Langkah – langkah menggunakan Slicer :
1. Klik Insert.
2. Pilih Slicer.
3. Lalu Browse For More.. untuk mencari koneksi internet lain.
4. Setelah dapat, Klik Open.

f. Group Links

Ø HIPERLINK : Bagian dari Web page yang menghubungkan Anda ke file lain, menyediakan seamless link (hubungan) ke file-file pada komputer lain. Biasa dikenal sebagai link. Mengklik hyperlink berarti mem-browse WWW dan mengunjungi berbagai lokasi.
sebuah acuan dalam dokumen hiperteks (hypertext) ke dokumen yang lain atau sumber lain.
Hiperlink Berfungsi untuk Mengarahkan ke alamat tujuan.

g. Group Text

Ø TEXT BOX : Elemen umum yang biasanya terdapat dalam user interface yang bertujuan agar pengguna bisa memasukkan informasi berupa teks ke dalam dokumen. Biasanya program yang menyediakan text box adalah dari jenis pengolah kata atau desktop publishing (tata letak halaman).
Text box berfungsi untuk Memasukkan / menambahkan kotak teks.
Ø HEADER & FOOTER
• Header merupakan teks, gambar, table yang tercetak di margin bagian atas dari dokumen yang aktif.
• Footer merupakan gambar, table yang tercetak di margin bagian bawah dari dokumen yang aktif.
Header dan Footer berfungsi untuk Memasukkan / menambahkan kepala halaman dan kaki halaman.
Ø WORDART : salah satu fasilitas pada microsoft .word dimana digunakan untuk mendekorasi text dalam dokumen yang dibuat, banyak macam style WordArt.
WordArt berfungsi untuk menambahkan / menyisipkan tulisan indah pada dokumen.
Langkah – langkah menyisipkan WordArt:
1. Klik Insert.
2. Pilih WordArt.
3. Lalu pilih model tulisan yang ingin di sisipkan pada dokumen.
Ø SIGNATURE LINE : Digunakan untuk Memberi tanda tangan pada dokumen.
Langkah – langkah menggunakan Signature Line :
1. Klik Insert.
2. Pilih Signature Line.
3. Lalu klik Microsoft Office Signature Line
4. Jika sudah, klik OK.
Ø OBJECT : Sebuah instansiasi (instance) khusus dari sebuah class.
Object berfungsi untuk Memasukkan / manambahkan file lain.

h. Group Symbols

Ø EQUATION : Digunakan untuk Menyisipkan rumus matematika otomatis.
Langkah – langkah menyisipkan Equation :
1. Klik Insert.
2. Pilih Equation.
3. Lalu cari rumus matematika yang ingin kita buat.
Ø SYMBOL : Digunakan untuk Menyisipkan Simbol – simbol pada dokumen seperti simbol Phi, Beta dsb.
Langkah – langkah menyisipkan Symbol :
1. Klik Insert.
2. Pada Group Symbols Pilih Symbol
3. Lalu cari simbol – simbol yang ingin disisipkan
4. Setelah selesai klik Insert.

C. Teknik Presentasi dengan ( Microsoft Power Point )

-Menu Microsoft Power Point-

Sebagai latihan untuk membuat sebuah slie presentasi tentang materi Pemograman Dasar dengan Java :

1. Buka aplikasi Ms. Power Point terlebih dahulu

2. Simpan dengan nama Pemograman Java 2.pptx.

3.Tentukan template desain yang akan dipakai dengan memilih ribbon tab Design – Themes – Newsprint.

4.Carilah gambar ikon pemograman java di internet . Simpan gambar tersebut sebagai ikon utama dalam presentasi

5.Agar penataan objek dalam slide lebih rapi dan sesuai ukuran , anda dapat menggunakan grid dengan memilih ribbon View- Show – centang ospi Gridlines.

6.Beri judul presentasi “Pemograman Dasar” dan subtitle “Mengenai Variabel dalam Java oleh Siswa SMK”

7.Tambahkan footer pada slide presentasi dengan klik ribbon Insert-Header & Footer . Aktifkan opsi Date & Time dan pilih Update Automatically . Centang opsi footer untuk menambahkan catatan kaki slide pada slide ,kemudian isi kotak isian “Mengenai Variabel dalam Java”. Centang checkbox “Don’t show on title slide” untuk mencegah footer ditampilkan pada halaman awal presentasi . Klik “Apply to All”.

8. Sisipkan gambar ikon java yang sudah di unduh tadi .

9. Untuk menambahkan slide baru , klik kanan slide presentasi new slide atau tekan Ctrl+M.

10. Untuk mengatur layout slide master , klik ribbon View-Slide-Master.

11. Jika telah selesai , tutup pengaturan Slide Master tersebut dengan mengklik tombol Close Master View.

12. Kembali lagi pada halaman design slide presentasi . Pada judul berilah nama “Source Code file namaku.java”

13. Anda dapat mengubah source code program java tersebut sesuai kebutuhan.

14. Selanjutnya , compile dan capture hasilnya ( menggunakan aplikasi capture seperti FastStone Capture ) dan tempelkan pada slide berikutnya .

15.Untuk memberi efek transisi sebagai animasi ketika halaman berpindah , klik ribbon Transitions dan pilihlah jenis efek yang disukai kemudian klik Apply to All.

16. File dalam bentuk video dapat anda tambahkan pada slide presentasi. Tambahkan halaman slide baru , klik tab ribbon Insert-Video-Video from file. Pilih video tentang pengenalan variabel dalam pemograman java, sebagai contoh dapat di-capture dari praktik compile file namaku.java menggunakan FastStone Capture.

17. Slide yang tekah disisipkan file video tersebut dapat disertai dengan media audio untuk menarik perhatian audience . Pilih tab ribbon Insert-Audio-Audio from file.

18. Untuk menjalankan hasil desain presentasi , klik ikon Slide Show .